CUSTOMER SERVICE & DOCUMENTATION EXECUTIVE

1. Chứng từ xuất nhập khẩu (Documentation)

Outbound

• Tiếp nhận thông tin lô hàng từ Sales, Pricing, khách hàng hoặc đại lý.
• Thực hiện booking với hãng tàu/airline phù hợp theo yêu cầu vận chuyển.
• Gửi booking confirmation cho khách hàng và các bộ phận liên quan.
• Gửi SI cho hãng tàu/airline, kiểm tra Draft MBL/HAWB.
• Phát hành HBL/HAWB và kiểm tra điều khoản thanh toán.
• Phối hợp với đại lý nước ngoài, gửi và theo dõi bộ chứng từ.
• Xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển.

Inbound

• Tiếp nhận và xử lý thông tin lô hàng nhập khẩu.
• Gửi booking và SI cho đại lý đối với các lô hàng Freehand.
• Kiểm tra Pre-alert, Arrival Notice, D/O và Manifest.
• Phối hợp xử lý lệnh giao hàng và hỗ trợ khách nhận hàng đúng tiến độ.

2. Chăm sóc khách hàng (Customer Service)

• Cập nhật tình trạng lô hàng cho khách hàng: ETD, ETA, Delay,...
• Tư vấn và hướng dẫn khách hàng chuẩn bị chứng từ xuất nhập khẩu.
• Tiếp nhận, giải đáp và xử lý các yêu cầu phát sinh.
• Phối hợp với đội ngũ Sales nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.

3. Phối hợp vận hành (Operation Coordination)

• Làm việc với hãng tàu, hãng hàng không, co-loader, đơn vị vận tải và đối tác hải quan.
• Theo dõi tiến độ từ booking đến khi giao hàng hoàn tất.
• Xử lý các vấn đề phát sinh như: roll hàng, delay, thiếu chứng từ, phát sinh chi phí.

4. Quản lý chi phí & công nợ

• Kiểm tra, đối chiếu và xác nhận chi phí vận chuyển.
• Phát hành Debit Note, Invoice cho khách hàng.
• Theo dõi và phối hợp thu hồi công nợ đúng hạn.

5. Báo cáo & quản lý dữ liệu

• Cập nhật dữ liệu shipment trên hệ thống phần mềm.
• Lưu trữ hồ sơ chứng từ đầy đủ và chính xác.
• Thực hiện các báo cáo định kỳ theo yêu cầu của cấp quản lý.

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Logistics, Xuất nhập khẩu, Ngoại thương hoặc các ngành liên quan.
• Có ít nhất 1-2 năm kinh nghiệm Customer Service hoặc Documentation trong lĩnh vực Freight Forwarding/Logistics.
• Am hiểu quy trình xuất nhập khẩu, Incoterms và chứng từ vận tải quốc tế.
• Kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống và phối hợp công việc tốt.
• Cẩn thận, trách nhiệm, chịu được áp lực công việc.
• Tiếng Anh khá, có khả năng trao đổi email và xử lý chứng từ.
• Thành thạo MS Office; ưu tiên ứng viên đã sử dụng phần mềm logistics.

• Thu nhập cạnh tranh và thưởng hiệu suất hấp dẫn.
• Được đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ Logistics & Freight Forwarding.
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động.
• Cơ hội thăng tiến lên Senior CS/Docs, Team Leader hoặc Supervisor.
• Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.
• Du lịch, teambuilding và các hoạt động nội bộ thường niên.